Referenzen / Fallstudie
Tierheim Kempten
Der digitale Terminmanager. Besuche, Tierpension und Pensionsvertrag laufen über die Website.
- Branche
- Tierschutz
- Digitaler Mitarbeiter
- Terminmanager
- Technik
- TYPO3 14
- Status
- In Umsetzung, Launch 11/2026
Die Aufgabe vorher
Termine liefen über Telefon und Postfach.
Wer im Tierheim Kempten ein Tier kennenlernen wollte, hat bisher angerufen oder eine E-Mail geschrieben. Jede Absprache band jemanden aus dem Team: freien Termin suchen, zurückrufen, bestätigen, notieren.
Mit der neuen Website stellt das Tierheim auf Besuche nur mit Termin um. Ohne Online-Buchung hätte das noch mehr Anrufe bedeutet.
Die alte Website lief auf einem in die Jahre gekommenen WordPress: Termin-Informationen als Textblock, Tiersteckbriefe in einem Slider ohne Filter, auf dem Handy schwer zu bedienen. Telefonisch war das Team nur vormittags erreichbar, die Besuchszeiten liegen aber nachmittags und samstags. Bei der Tierpension kamen Rückfragen zu Zeitraum, Impfpass, Futter und Medikamenten dazu, und beim Abgeben wurden dieselben Angaben für den Vertrag noch einmal von Hand aufgeschrieben.
Der digitale Mitarbeiter
Der Terminmanager nimmt Buchungen an, rund um die Uhr.
Besucher buchen ihren Termin in vier Schritten selbst. Die Website kennt die Öffnungszeiten, die Terminarten und die Tage, an denen das Tierheim geschlossen hat, und bietet nur an, was wirklich frei ist.
- 01
Terminart wählen
Vermittlungsgespräch für Katze oder Hund, Beratung oder Führung. Wer von der Seite eines Tieres kommt, hat es schon ausgewählt.
- 02
Tag und Uhrzeit
Der Kalender zeigt, wo noch Plätze frei sind, und springt auf Wunsch zum nächsten freien Termin. Doppelt vergebene Termine sind ausgeschlossen.
- 03
Ihre Daten
Name, Kontakt, Anzahl der Personen und der Anlass des Besuchs. Bei Tieren für erfahrene Halter fragt das Formular die Erfahrung gleich mit ab.
- 04
Bestätigung
Eine E-Mail mit Kalendereintrag, eine Erinnerung zwölf Stunden vorher und ein Link zum Absagen. Das Team bekommt jede Buchung parallel ins Postfach.
Tierpension und Vertrag
Für die Tierpension läuft es als Anfrage: Zeitraum wählen, Tier und Halter angeben, Impfpass bestätigen, Futter und Medikamente eintragen. Das Team sagt im Backend zu oder ab. Mit der Zusage geht der Pensionsvertrag als PDF raus, bereits ausgefüllt mit allen Angaben aus der Anfrage.
Die Übersicht fürs Team
Im Backend sieht das Team, wer heute kommt, welche Anfragen offen sind und was in der Woche ansteht. Termine lassen sich bestätigen, absagen oder als nicht erschienen markieren. Öffnungszeiten, Terminarten und Schließtage pflegt das Tierheim selbst.
Was das dem Team bringt
Weniger Zeit am Telefon, mehr Zeit für die Tiere.
Das Telefon wird ruhiger
Terminabsprachen laufen über die Website. Am Telefon bleiben die Gespräche, die wirklich eins brauchen.
Gebucht wird rund um die Uhr
Auch abends und am Wochenende, wenn im Tierheim niemand ans Telefon gehen kann.
Unabhängig vom Dienstplan
Ist jemand krank oder im Urlaub, läuft die Buchung weiter. Alle sehen dieselben Termine und Anfragen.
Besuche sind vorbereitet
Das Team weiß vorher, wer kommt, für welches Tier und warum. Die Erinnerung verschickt die Website selbst.
Nichts wird doppelt geschrieben
Der Pensionsvertrag ist mit den Angaben aus der Anfrage ausgefüllt. Halter bringen ihn unterschrieben mit.
Technik
Unter der Haube.
- TYPO3 14 mit eigener Erweiterung für Terminbuchung, Tierpension und Backend-Modul
- Freie Termine aus Öffnungszeiten, Terminarten und Schließtagen berechnet, mit Schutz vor Doppelbuchungen
- E-Mails mit Kalendereintrag für Bestätigung, Erinnerung und Absage
- Pensionsvertrag als PDF, automatisch mit den Angaben aus der Anfrage ausgefüllt
- Buchung funktioniert auch ohne JavaScript
- Persönliche Daten werden nach 180 Tagen automatisch anonymisiert
Ihr Projekt
Ihr Team hängt für Termine am Telefon?
Dann schauen wir gemeinsam, welche Absprachen Ihre Website künftig selbst übernimmt.
